Vysvetľovanie a doplnenie dokladov preukazujúcich splnenie podmienok účasti/nahradenie osoby, prostredníctvom ktorej došlo k preukázaniu splnenia podmienok účasti

Inštitút vysvetľovania dokladov preukazujúcich splnenie podmienok účasti je zakotvený v § 40 ods. 4 zákona č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní (ďalej aj "ZVO"), v zmysle ktorého verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ písomne požiada uchádzača alebo záujemcu o vysvetlenie alebo doplnenie predložených dokladov, ak z predložených dokladov nemožno posúdiť ich platnosť alebo splnenie podmienky účasti.

V prípade, ak na doklade absentuje dátum vydania dokladu, ide o situáciu, keď nie je možné posúdiť platnosť dokladu. Zákonodarca v § 32 ods. 2 ZVO vo vzťahu k osobnému postaveniu zakotvuje rozsah dokladov, ktoré majú byť vyhotovené v príslušnej lehote.

Za neurčitosť platnosti dokladov sa považuje aj prípad, keď je napríklad ISO certifikát vydávaný na určitú dobu a z predložených dokladov nie je možné posúdiť, či v čase uplynutia lehoty na predkladanie ponúk je alebo nie je predmetný ISO certifikát platný.

(Verejný) obstarávateľ vo výzve identifikuje tak prí­slušnú podmienku účasti, doklady ktoré považuje za nejednoznačné, ako aj skutočnosť, čo považuje za potrebné vysvetliť, resp. ktoré doklady považuje za neúplné.

(Verejný) obstarávateľ môže použiť inštitút vysvetľovania dokladov preukazujúcich splnenie podmienok účasti len v prípade, ak zo žiadosti o účasť pri záujemcovi, resp. z ponuky uchádzača vyplýva, že uchádzač, resp. záujemca uviedol akúkoľvek informáciu, ktorá sa akýmkoľvek spôsobom týka príslušnej podmienky účasti. Výkladom opaku, ak z obsahu ponuky, resp. žiadosti o účasť nevyplýva akákoľvek informácia o príslušnej podmienke účasti, nie je možné inštitút vysvetľovania dokladov aplikovať a (verejnému) obstarávateľovi vzniká povinnosť príslušného uchádzača, resp. záujemcu vylúčiť z dôvodu nesplnenia podmienok účasti.

Z povahy inštitútu výzvy vyplýva, že tento úkon je možné vykonať až vo fáze po uplynutí lehoty na predkladanie žiadostí o účasť, resp. lehoty na predkladanie ponúk.

Inštitút výzvy je možné aplikovať aj na postup podľa § 55 ods. 1 ZVO, keď sa vyzýva uchádzač prvý až tretí v poradí na preukázanie dokladov, ktoré predbežne nahradil jednotným európskym dokumentom.

V súlade s § 24 ods. 1 ZVO, v ktorom je vyjadrená povinnosť (verejného) obstarávateľa zdokumentovať celý priebeh verejného obstarávania s dôrazom na preskúmateľnosť rozhodnutí prijatých vo všetkých fázach verejného obstarávania, odporúčame, aby spis o verejnom obstarávaní neobsahoval len samotnú výzvu, ale aj predchádzajúcu zápisnicu o posúdení dokumentov, ktorými preukazuje záujemca, resp. uchádzač splnenie podmienok účasti.

V tejto súvislosti upozorňujeme, že zápisnica o posúdení dokladov nie je zápisnicou o posúdení splnení podmienok účasti podľa § 42 ods. 12 ZVO.

Výzva je adresovaný právny úkon a doručuje sa vždy záujemcovi, resp. uchádzačovi. V tejto súvislosti uvádzame, že ak z obsahu ponuky, resp. žiadosti o účasť vyplýva, že nie je možné posúdiť platnosť alebo splnenie podmienok účasti z dokumentov osoby, prostredníctvom ktorej preukazuje uchádzač, resp. záujemca splnenie podmienok účasti (§ 33 ods. 2, § 34 ods. 3 ZVO), aj v takomto prípade sa zasiela výzva uchádzačovi, resp. záujemcovi a nezasiela sa výzva tejto tretej osobe.

V prípade skupiny dodávateľov sa zasiela výzva na vysvetlenie a doplnenie dokladov vedúcemu členovi skupiny dodávateľov.

Vysvetľovanie dokladov týkajúcich sa splnenia podmienok účasti je možné vždy vykonať len písomne. Nie je tak teda možné telefonicky konzultovať a vyzývať na doplnenie dokladov. Taktiež nie je možné vykonať osobnú konzultáciu medzi (verejným) obstarávateľom a uchádzačom, resp. záujemcom za účelom vysvetlenia si nezrovnalostí v dokumentoch.

Vo vzťahu k forme doručenia vo všeobecnosti by sa mal úkon výzvy na vysvetlenie, resp. doplnenie dokladov vykonávať identickým spôsobom, ako sa realizuje proces verejného obstarávania. V prípade, ak sa proces verejného obstarávania realizuje elektronicky prostredníctvom funkcionality informačného systému, prostredníctvom tohto systému by mala byť zaslaná aj výzva. V prípade listinnej formy procesu verejného obstarávania by mala byť výzva zaslaná poštou, a to tak, aby (verejný) obstarávateľ vedel zdokumentovať nielen samotný úkon odoslania predmetnej výzvy, ale aj jej doručenie príslušnému adresátovi vrátane špecifikovania dátumu, kedy bola uvedená výzva aj uchádzačovi, resp. záujemcovi doručená.

Vo vzťahu k spôsobu doručovania upozorňujeme, že v zmysle § 20 ods. 3 ZVO je povinnosťou (verejného) obstarávateľa v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania, resp. v súťažných podkladoch definovať, akým spôsobom sa úkon považuje za doručený.

Dĺžka lehoty sa vždy riadi obsahom výzvy. Zákonodarca v § 40 ods. 4 ZVO zakotvuje minimálnu lehotu pre uchádzača, resp. záujemcu pre zaslanie odpovede, pričom však (verejný) obstarávateľ môže v texte výzvy zakotviť aj dlhšiu lehotu.

Zákonodarca zakotvuje osobitnú minimálnu dĺžku lehoty v prípade, ak sa proces verejného obstarávania uskutočňuje elektronicky a inú minimálnu lehotu v prípade, ak sa proces verejného obstarávania uskutočňuje v listinnej forme. V zmysle § 40 ods. 4 ZVO má uchádzač, resp. záujemca povinnosť doručiť vysvetlenie alebo doplnenie predložených dokladov do:

Zákonodarca nešpecifikuje, či je možné po tom, ako v ustanovenej lehote uchádzač, resp. záujemca požiada o predĺženie lehoty na zaslanie odpovede, ktorá je uvedená v žiadosti, vyhovieť. Prikláňame sa však k názoru, že v prípade, ak (verejný) obstarávateľ v súťažných podkladoch alebo v inom dokumente, ktorý je potrebný na vypracovanie ponuky, neuviedol túto možnosť, nemalo by byť možné takejto žiadosti vyhovieť.

Lehota na zaslanie vysvetlenia a doplnenia dokladov má charakter hmotnoprávnej lehoty, a teda pre jej dodržanie sa vyžaduje, aby záujemca, resp. uchádzač v ustanovenej lehote doručil priamo (verejnému) obstarávateľovi, resp. inému adresátovi odpoveď. Pre dodržanie lehoty tak nepostačuje odovzdanie odpovede na poštovú prepravu.

Vo všeobecnosti je adresátom pre doručenie odpovede (verejný) obstarávateľ. V prípade, ak (verejný) obstarávateľ zabezpečuje proces verejného obstarávania prostredníctvom inštitútu podporných činností vo verejnom obstarávaní (§ 2 ods. 4 ZVO), mal by vo výzve uviesť, či sa odpoveď na výzvu doručuje (verejnému) obstarávateľovi alebo subjektu realizujúcemu proces verejného obstarávania v mene a na účet (verejného) obstarávateľa. V prípade, ak vo výzve (verejný) obstarávateľ uviedol, že odpoveď na výzvu sa doručuje tretiemu subjektu, máme za to, že lehota je zachovaná aj v tom prípade, ak uchádzač, resp. záujemca doručí odpoveď priamo (verejnému) obstarávateľovi.

Keďže v súlade s § 185 ZVO sa na uvedený postup neaplikuje subsidiárne použitie zákona č. 71/1967 Zb. správneho poriadku v znení neskorších predpisov (ďalej aj "SP"), nie je možné aplikovať § 28 SP, a teda nie je možné odpustiť zmeškanú lehotu.

Zákonodarca zakotvuje následky nedodržania lehoty pre doručenie odpovede záujemcu, resp. uchádzača v § 40 ods. 6 písm. i) ZVO a zakotvuje obligatórnu povinnosť pre (verejného) obstarávateľa vždy v takomto prípade uchádzača, resp. záujemcu z procesu verejného obstarávania vylúčiť.

Na následky nedodržania lehoty by mal (verejný) obstarávateľ záujemcu, resp. uchádzača vo výzve upozorniť.

Napriek skutočnosti, že to zákonodarca explicitne neustanovuje, v prípade, ak aj po zaslaní odpovede naďalej pretrvávajú pochybnosti o splnení podmienok účasti, má (verejný) obstarávateľ povinnosť zaslať opakovane výzvu na vysvetlenie a doplnenie dokladov. Až po tom, ako je podľa názoru (verejného) obstarávateľa zrejmé, či došlo, alebo nedošlo k splneniu podmienok účasti, (verejný) obstarávateľ vykonáva vyhodnotenie splnenia podmienok účasti.

V tejto komentovanej časti poukazujeme len na osobitosti tohto inštitútu vo vzťahu ku generálnej právnej úprave výzvy na vysvetlenie dokladov, ktoré sme už skôr uviedli. Inštitúty, na ktoré nepoukazujeme v tejto časti, sú identické s inštitútmi výzvy (doručovanie, počítanie lehôt a pod.).

V zmysle § 40 ods. 5 ZVO verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ písomne požiada uchádzača alebo záujemcu o nahradenie inej osoby, prostredníctvom ktorej preukazuje finančné a ekonomické postavenie alebo technickú spôsobilosť alebo odbornú spôsobilosť, ak existujú dôvody na vylúčenie.

Inštitút nahradenia osoby, prostredníctvom ktorej došlo k preukázaniu splnenia podmienok účasti, je možné aplikovať len na osoby v postavení osoby po­dľa § 33 ods. 2 a § 34 ods. 3 ZVO. Podmienky osobného postavenia tak nie je možné preukazovať prostredníctvom tretích osôb.

Zákonodarca neviaže aplikáciu uvedeného inštitútu len na tú skutočnosť, že tretia osoba, prostredníctvom ktorej sa preukazuje splnenie podmienok účasti, nespĺňa podmienky účasti, ale existujú pri nej akékoľvek dôvody vylúčenia podľa § 40 ods. 6 ZVO.

Uchádzač, resp. záujemca nesie zodpovednosť za všetky údaje uvedené vo svojej ponuke, a teda nesie zodpovednosť aj za to, že u osôb, prostredníctvom ktorých preukazoval splnenie podmienok účasti neexistuje dôvod pre vylúčenie podľa